Lange Ladezeiten? Ein Serverumzug als Herausforderung für die interne Kommunikation

Serverumzug als Herausforderung für die interne KommunikationVor einigen Wochen habe ich für einen Kunden einen Serverumzug betreut. Die spannende Herausforderung dabei war, den Wechsel ohne Datenverluste und mit möglichst wenig Beeinträchtigung der Mitarbeitenden durchzuführen. Meine Erfahrungen, wieso das reibungslos geklappt hat und warum die interne Kommunikation der wichtigste Faktor dabei war, möchte ich in diesem Blogbeitrag gerne teilen.

Die Ausgangssituation

Im Zuge der Vorbereitung für einen Website-Relaunch hat sich herausgestellt, dass der bestehende Server eine mehr als miese Performance an den Tag legt. Das spiegelte sich zum einen in der Antwortzeit (Response Time) wieder, also der Zeit bis der Server überhaupt auf eine Anfrage reagiert. Diese lag bei ungefähr 2 Sekunden, teilweise sogar noch darüber. Aber auch die Zeit bis eine Seite vollständig geladen war, dauerte allein 6-10 Sekunden. Gemessen an den Inhalten liegt dieser Wert deutlich über einem toleranten Bereich. Da der Anbieter dieses Phänomen als „normal“ einstufte, war klar, dass ein Serverumzug bzw. ein Wechsel des Anbieters unumgänglich ist. Denn wenn jeder Klick auf einer Internetseite mit unendlichen Ladezeiten bestraft wird, macht das surfen keinen Spaß. Die Folge: Nutzer verlassen die Seite und ein negatives Erlebnis der Marke bleibt im Kopf hängen.

Die Herausforderung

Der Wechsel eines Anbieters betrifft meist nicht nur die Internetseite, sondern gleich mehrere Bereiche. In diesem Fall hieß das:

  • Umzug von zwei .de-Domains
  • Einrichtung eines Verschlüsselungs-Zertifikats, so dass zukünftig alle Verbindungen zu der Internetseite verschlüsselt übertragen werden („https“)
  • Umzug von 25 Email-Postfächern – dabei sollen natürlich alle bestehenden Emails und Ordner-Strukturen erhalten bleiben.
  • Unterstützung der 25 teils freiberuflichen Mitarbeitenden bei der Einrichtung der neuen Postfächer und Signaturen
  • Relaunch einer neuen Internetseite
  • Umzug eines Cloud-Speichers (Online-Festplatte), der zur Datenarchivierung genutzt wird.

Das Vorgehen

Auch wenn die technischen Details bei einem Serverumzug wichtig sind, geht es mir im weiteren Verlauf mehr um die Organisation des Ablaufs und die interne Kommunikation mit den Beteiligten. Eine Kurzübersicht über das Vorgehen habe ich in einer Infografik zusammengefasst.

Infografik Serverumzug als Herausforderung für die interne Kommunikation

Zum Vergrößern bitte auf das Bild klicken.

1. Überzeugen

Der erste Schritt ist den Vorstand bzw. die Geschäftsführung für den Handlungsbedarf zu sensibilisieren. Das war in diesem Fall nicht sonderlich schwer, da der Vorführeffekt der Ladezeiten selbst für Laien eindrücklich war. Die grundsätzliche Notwendigkeit und der Wille sind also vorhanden. Aber was wird sich durch einen Serverwechsel alles verändern? Und welche Auswirkungen hat das während aber v.a. auch nach der Umstellung auf die laufende Arbeit? Hier muss geklärt werden, welcher neuer Anbieter mit welchen Produkten passt, wie sich diese handhaben lassen und ob der Funktionsumfang mindestens identisch ist.

Sind diese Fragen geklärt, sollte ein Beschluss gefasst und vor allem ein Termin für die Umstellung festgelegt werden. Für den Termin sollte man einem möglichst unkritischen Zeitpunkt wählen. Bei vielen Unternehmen bietet sich ein Wochenende an, um den Arbeitsfluss so wenig wie möglich zu beeinträchtigen. Im Anschluss an die Terminfindung wird ein Zeitplan ausgearbeitet, welche Schritte der Umstellung wann passieren.

2. Vorab informieren

Ein guter Informationsfluss ist das A und O bei einer Serverumstellung. Sind alle Mitarbeitenden rechtzeitig informiert? Wissen alle Beteiligten vorher(!), was wann passieren wird?

Da meiner Erfahrung nach das Interesse an Servern generell eher gering ist, sollte die Chance genutzt werden nicht nur über die technische Umstellung zu informieren, sondern auch über das „Warum“ und den zukünftigen Mehrwert. Das kann schon 1-2 Monate vor der Umstellung z.B. im Mitarbeiter-Meeting passieren. Ein kurzer Überblick wird immer auch per Email versendet, um abwesende Personen zu erreichen. Die wesentlichen Fragen sind:

  • Was wird passieren?
  • Warum ist das notwendig?
  • Was bedeutet das für die jeweiligen Mitarbeitenden? Was ist zu tun?

3. Vorbereiten, was vorbereitet werden kann

Da für den eigentlichen Serverwechsel immer nur ein begrenztes Zeitfenster zur Verfügung steht, sollte alles, was möglich ist, bereits vorher erledigt sein. Je nach Anbieter lassen sich schon vor dem eigentlichen Wechsel einige Dinge vorbereiten:

  • Neue Domains anlegen & Postfächer einrichten (Diese werden erst mit der Umstellung aktiviert.)
  • Inhalte / Datenbanken der Internetseite kopieren (sofern nicht akut daran gearbeitet wird).
  • Sofern eine Online-Festplatte nur als Archiv genutzt wird, kann diese meist ein paar Tage entbehrt und frühzeitig übertragen werden. (Zeitbedarf für Down- und Upload der Daten berücksichtigen!)

Alles, was nicht mehr in den letzten Tagen vor der Umstellung verändert wird, sollte unbedingt frühzeitig transferiert werden. Im begrenzten Zeitfenster der Umstellung kann immer Unvorhergesehenes dazwischen kommen, daher sollte alles was nicht zeitkritisch ist, vorher erledigt sein.

4. Persönliche Daten übermitteln

Zwei Wochen vor der Umstellung erhalten alle Personen eine Email mit den Zugangsdaten für die neuen Email-Postfächer und dem Zeitplan der Umstellung. Passwörter sollten dabei separat übermittelt werden – sofern sie sich verändert haben. Somit ist ausreichend Zeit vorhanden das neue Postfach parallel zum bestehenden einzurichten. Nachdem der Wechsel vollzogen ist, kann nahtlos weitergearbeitet werden, indem einfach das neue Postfach verwendet wird.

Um sicherzustellen, dass die neuen Email-Postfächer bereits vor der Umstellung bei allen Personen eingerichtet sind, sollte es für weniger technik-affine Menschen entsprechende Unterstützung geben. In diesem Fall wurde ein Team-Treffen genutzt, um die Einrichtung an den jeweiligen Laptops und Smartphones zu unterstützen. Das hat den positiven Nebeneffekt, dass noch 1-2 Fragen geklärt werden können, die bisher nicht gestellt wurden.

5. Erinnern

Da der Server-Wechsel selbst unbemerkt im Hintergrund abläuft, reicht es nicht sich auf die einmalige Ankündigung zu verlassen. Die Mail mit den Zugangsdaten liegt bereits zwei Wochen zurück und ist unter Umständen schon in Vergessenheit geraten. Daher sollte es unmittelbar vor dem Umzug noch eine Erinnerung geben. Entweder am Tag selbst oder besser am Abend vorher. Es muss dabei deutlich werden, dass alles, was während des Umzugs noch verändert wird (z.B. geschriebene Emails, abgelegte Dokumente) nicht mehr übertragen wird auf den neuen Server.

Darüber hinaus empfehle ich den Hinweis, dass am Montag morgen eine Email im neuen Postfach liegt, die über den (hoffentlich) gelungenen Serverwechsel informiert. Falls diese Mail nicht empfangen wird oder es andere Probleme mit den Emails gibt, möge man sich umgehend telefonisch melden.

6. Tag X

Der Tag X war in diesem Fall ein Wochenende, was von der zeitlichen Dimension her einen gewissen Luxus bedeutet. Konkret stand das Zeitfenster von Freitag Abend 18h bis Montag morgen 8h zur Verfügung. In diesem Zeitraum soll der gesamte Wechsel vollzogen sein, so dass alle Dienste (Internetseite, Emails, Online-Festplatte) wieder reibungslos funktionieren.

Wie lange der Wechsel tatsächlich dauert, hängt davon ab, wie schnell der alte Anbieter den Autorisierungscode versendet und wie lange der neue Anbieter braucht, bis die neue Domain übernommen ist.

Nun geht es an den eigentlichen Wechsel:

  • Bestehende Daten lokal sichern (FTP-Daten, Datenbanken)
  • Daten der Online-Festplatte sichern
  • Email Postfächer importieren (Einige Anbieter bieten die Möglichkeit Postfächern direkt zu importieren.)
  • Wichtige Emails extra sichern
  • Kündigung beim alten Anbieter,Autorisierungscode anfragen
  • Autorisierungscode beim neuen Anbieter eingeben und auf erfolgreiche Übernahme warten
  • SSL Zertifikat bestellen
  • Internetseite umziehen
  • Online-Festplatte umziehen

Je nach Datenmenge sollte darauf geachtet werden, dass für den Wechsel eine schnelle Internetverbindung zur Verfügung steht. Bei kleinen Internetseiten fällt das weniger ins Gewicht, aber der Download und Upload von einigen Gigabyte einer Online-Festplatte kann schon mal etwas dauern.

7. Testen

Nachdem der Serverwechsel vollzogen ist, sollten alle Funktionen gründlich getestet werden:

  • Ist die Internetseite erreichbar? Funktionieren alle Links, Formulare etc.? Ist die Verschlüsselung aktiv?
  • Funktionieren die neuen Postfächer? (Test-Emails verschicken!) Wurden alle bestehenden Emails korrekt importiert? Sind Signaturen eingebunden?
  • Funktioniert der Zugriff auf die Online-Festplatte? Sind entsprechende Zugänge eingerichtet?

Bis die Domain vollständig über den neuen Anbieter erreichbar ist, können durchaus mehrere Stunden vergehen. Das sollte in der Testphase berücksichtigt werden.

Gibt es beim Testen keine weiteren Auffälligkeiten oder Probleme – prima! Abschließend sollte an die Postfächer aller Mitarbeitenden eine kurze Info-Mail rausgehen, dass der Serverwechsel vollzogen ist und von nun an die neuen Postfächer aktiv und zu benutzen sind. Ab jetzt heißt es auf Rückmeldung warten, falls doch noch irgendwo Probleme auftauchen.

Fazit

Ein Serverwechsel ist kein Hexenwerk. Aber es sollte immer ausreichend Zeit dafür eingeplant und ein möglichst unkritische Zeitpunkt gewählt werden. Je größer der Zeitdruck, desto höher die Wahrscheinlichkeit, dass etwas schief geht. Im schlimmsten Fall sind wichtige Daten unwiderruflich verloren oder es kommt zu einer empfindlichen Ausfallszeit.

Für die betroffenen Personen im Unternehmen ist eine durchdachte Kommunikation wichtig. Rechtzeitige Information über das Was, Warum und Wie sorgen für eine deutlich höhere Akzeptanz dieser Unannehmlichkeiten. Neben der sorgfältigen Planung sollte es zu jedem Zeitpunkt einen Ansprechpartner geben, der per Email und telefonisch erreichbar ist, um individuelle Fragen oder Probleme zu klären.

Die Planung und Abstimmung hat in dem vorgestellten Beispiel hat durchaus einige Zeit in Anspruch genommen. Dafür hat die sorgfältige Vorbereitung dazu geführt, dass es keine Verluste oder Ausfälle gab und nach der Umstellung alles wie erwartet wieder funktioniert hat. Die Investition in die interne Kommunikation hat sich damit mehr als gelohnt.

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